Verbale di Regia 03- Piano di Produzione.

Roma, centro città. Premiere cinema.

Sulla carta era tutto in ordine. Relazione tecnica, perimetro, allestimento temporaneo, vincoli di passaggio, risorse, sicurezza, ripristino. Un set descritto con precisione, non per estetica ma per responsabilità.

Dal punto di vista tecnico, non c’erano zone d’ombra. Certificazioni, carichi, ingombri, protezioni, alimentazioni, vie di passaggio, ripristino. Tutto definito, tutto tracciabile. Un allestimento pensato per stare in piedi e poi sparire senza danni.

Anche il tempo era scritto. Scarico, montaggio, completamenti, prove, installazioni di dettaglio, apertura, smontaggio, sgombero. Una sequenza che, letta da fuori, dà l’idea di un lavoro governato.

La frattura è arrivata altrove. Quando l’apparato tecnico è solido, il disordine raramente nasce dal cantiere. Nasce da come si decide e da come si comunica.

Un dettaglio, apparentemente minore, lo mostra bene. Il montaggio luci sulle nostre strutture era previsto alle 17. Il service luci è arrivato alle 13. Non per anticipo virtuoso, ma perché non aveva ricevuto il Piano di Produzione. Quattro ore di attesa, in pieno centro, con squadre e vincoli già compressi, non restano neutre. Diventano pressione. E la pressione, in un allestimento tecnico, non “accelera”. Aumenta il rischio, sporca le sequenze, sposta priorità, fa slittare tutto il resto.

Il cliente decideva. L’agenzia in mezzo rilanciava e correggeva la rotta. I fornitori lavoravano per comparti, non in sincrono. Ognuno teneva il proprio pezzo. Nessuno teneva il pezzo unico. In quel punto, la safety non viene violata per cattiva volontà. Viene stressata da un sistema che accumula attese e poi pretende recuperi.

Il risultato non ha bisogno di enfasi. Attese tra squadre, rilavorazioni, finiture su un obiettivo mobile. Extra costi che non nascono da complessità tecnica, ma da interfacce instabili. Pressione crescente sulla safety perché il cantiere si affolla proprio quando dovrebbe svuotarsi.

Un Piano di Produzione non è un allegato. È un accordo operativo tra le parti. Quando non è condiviso e rispettato, la responsabilità si spezza e rimbalza.

Nota di regia – contributo dal campo [Claudia Zancla - Coordinamento Eventi c/o Acquario Romano- Roma]

Un punto emerso dal confronto con addetti ai lavori riguarda una dinamica ricorrente e spesso sottovalutata.

Il PdP non viene disatteso solo per mancanza di coordinamento, ma perché i fornitori tendono ad anticiparsi per crearsi margini di backup.
Una scelta comprensibile a livello individuale che, a livello di sistema, produce accavallamenti di lavorazioni, interferenze operative e un aumento reale dei rischi di safety.

Quando ognuno protegge il proprio tempo senza una regia che protegga il tempo di tutti, il piano perde funzione e l’evento diventa fragile.