Verbale di Regia 07- Rifiutare per governare il rischio.
Quando il rischio non è più mitigabile né trasferibile, il rifiuto diventa una funzione di regia e uno strumento di tutela del processo.
Il rifiuto come strumento di tutela professionale.
Quando tempi, margini e responsabilità impongono di fermare il processo invece di forzare il “sì”. Nel settore della produzione di eventi, il “no” non è un gesto istintivo, ma l’esito di una valutazione tecnica sulla tenuta del sistema operativo complessivo. Entra in gioco quando l’equilibrio tra tempi, costi e rischio non consente più di garantire standard minimi di controllo e di responsabilità.
Il contesto operativo. Le richieste che innescano il problema, in genere, appaiono ordinarie, come una variazione a ridosso dell’evento, una compressione dei tempi, una deroga presentata come marginale. Il budget e la relazione commerciale restano formalmente invariati, ma si modifica la struttura dei margini operativi, perché si riduce lo spazio per i controlli, si assottiglia la ridondanza dei processi, aumenta l’esposizione al rischio di errore. Il passaggio critico non coincide con il momento in cui il cliente formula la richiesta, bensì con quello in cui diventa evidente che l’esito dell’evento dipende da variabili non più pienamente governabili. In quel momento, il tema non è più la disponibilità del fornitore, ma la sostenibilità tecnica dell’incarico.
Il punto di decisione. Il “no” non è una reazione difensiva, ma una conclusione derivante da una verifica strutturata, che coinvolge l’analisi dei tempi, delle sequenze operative, dei punti di controllo, delle possibili ridondanze. Quando ogni soluzione residua comporta uno spostamento del rischio verso chi esegue, senza un corrispondente presidio decisionale, la decisione è di fatto già maturata. In questo scenario, il “sì” non rappresenta più una risposta professionalmente corretta, perché presuppone di accettare una probabilità di malfunzionamento non coerente con gli standard attesi dal committente e dal mercato. Il rifiuto, al contrario, diventa lo strumento con cui presidiare l’integrità del processo e la tracciabilità delle responsabilità.
La costruzione del no. Un rifiuto fondato non si basa su richiami generici al principio di prudenza, ma su conseguenze verificabili: tempi non sufficienti per i collaudi, allestimenti non testabili in condizioni realistiche, responsabilità operative scollegate dal potere di decisione finale. Il “no” acquista solidità quando la sua razionalità è più evidente di quella del “sì”, ossia quando il mantenimento dell’incarico comporterebbe un livello di rischio non compatibile con una gestione ordinata dei processi. In termini di risk management, il rifiuto coincide con il momento in cui il rischio non è più mitigabile né trasferibile, ma solo evitabile. La decisione diventa allora parte integrante del sistema di controllo interno dell’organizzazione che eroga il servizio.
Costi immediati e costi differiti. Ogni “no” ha un costo visibile, e si traduce in un incarico perso, un rapporto commerciale che si raffredda, la percezione di una maggiore rigidità da parte del fornitore. Si tratta di effetti immediati, quantificabili a livello economico e relazionale. Il “sì” concesso in assenza di condizioni adeguate, invece, genera prevalentemente costi differiti, cioè eventi che “reggono” solo se nulla va storto, catene di responsabilità poco chiare, danni che si manifestano soprattutto sul piano reputazionale. In questi casi il problema non esplode in un singolo episodio, ma si sedimenta nel tempo, erodendo la fiducia degli interlocutori e la credibilità professionale.
La funzione del rifiuto nella regia di evento. Nel quadro della produzione di eventi, dire “no” non è un atto morale, ma una funzione intrinseca al ruolo di chi governa i processi e l’esposizione al rischio. Quando si rompe l’equilibrio tra tempi, costi e rischio, la scelta non è più materia di negoziazione commerciale, bensì una decisione operativa necessaria.
Chi esercita la regia non gestisce soltanto l’esecuzione delle attività, ma l’insieme delle conseguenze potenziali che esse generano. In alcuni casi, la forma più alta di regia consiste proprio nel fermare un processo prima che diventi irreversibile, preservando così sia la tenuta tecnica dell’evento sia il capitale reputazionale degli attori coinvolti.