Verbale di Regia 08 - Smontaggio e Riconsegna.

Gli eventi non finiscono quando esce il pubblico. Finiscono quando la location decide se lavorare ancora con te oppure no.

Quella decisione non arriva mai in plenaria, non è prevista in scaletta e non ha un orario in programma. Arriva nelle ore di smontaggio, spesso di notte, quando la sala è vuota, le squadre sono stanche e il quartiere il giorno dopo deve tornare a funzionare.

Nella maggior parte dei piani di produzione lo smontaggio occupa poco più di una riga - “smontaggio a seguire”. Come se ciò che accade dopo l’ultimo applauso fosse un fatto puramente tecnico, gestibile “in automatico” dai fornitori. È in quella fascia cieca, tra l’ultimo "grazie" al microfono e la firma sul verbale di riconsegna, che nascono una parte consistente dei contenziosi, delle mail di contestazione e dei “da oggi non sarà più possibile…”.

 Questo verbale prova a mettere in fila lo smontaggio e il ripristino come fasi di regia a tutti gli effetti, non come nota a margine di un progetto già considerato chiuso.

 Il buco nel piano e lo smontaggio come “coda tecnica”. Se si scorrono PdP, Gantt e cronoprogrammi di molti eventi, la parte “dopo” è spesso trattata come coda naturale del “prima”, nello stesso documento, stessa logica, stessa riga. Gli elementi ricorrenti sono pochi, orario fine evento, “inizio smontaggio”, uscita mezzi. Raramente vengono esplicitati i vincoli di "venue", quartiere o città,  quasi mai vengono nominati i ruoli di regia sul dopo (chi coordina, chi fa check con la location, chi autorizza varianti di orario).

Il risultato è che smontaggio e ripristino vengono percepiti come ambito esclusivo dei fornitori tecnici o logistici, con la regia che “spegne” il progetto al termine del programma pubblico. Nel momento in cui qualcosa va storto, rumori oltre l’orario con divieto, danni ad arredi, rifiuti lasciati fuori tempo, mezzi in sosta non consentita, il soggetto verso cui la location si rivolge non è il fornitore ma il soggetto di regia complessiva.

 I rischi tipici - il problema a sala vuota.

Alcuni scenari sono ricorrenti.

1) Orari: smontaggi che slittano oltre il consentito, senza comunicazione preventiva alla venue o senza aggiornamento delle autorizzazioni.

 2) Danni, graffi su pavimenti, urti su pareti, elementi di arredo spostati e non ripristinati, spesso documentati solo dalla location il giorno dopo, senza contraddittorio.

3) Rifiuti vari, materiali accatastati in aree non previste, raccolta non completata, mancata differenziazione in contesti dove è contrattualmente richiesta.

4) Logistica, con mezzi fermi in aree sensibili (cortili condominiali, accessi di servizio condivisi, marciapiedi), con segnalazioni da parte di vicinato o altre funzioni interne.

Sono criticità che raramente emergono nel racconto dell’evento, ma che incidono in modo diretto sul rapporto con la location, gli extra costi, la reputazione del team di progetto. In molti casi la contestazione arriva quando il team di regia è già passato al progetto successivo, con margini ridotti per ricostruire responsabilità e fatti.

Smontaggio come fase di regia. Trattare smontaggio e ripristino come fase autonoma di regia significa, in sintesi, renderli visibili e decidibili.

Elementi minimi da considerare.

a) Timeline dedicata

b) Fine programma pubblico.

c) Ingresso squadre di smontaggio.

d) Orari di spegnimento impianti, chiusura tecnica, uscita mezzi, riconsegna spazi.

e) Ruoli e responsabilità

  f) Referente di regia per il dopo, possibilmente distinto dal referente del montaggio ed evento.

g) Referente location per la fase di smontaggio, con contatti diretti.

h) Deleghe chiare ai fornitori (cosa possono decidere in autonomia, cosa va riallineato).

i) Vincoli e condizioni esterne

l) Regole della venue (orari, percorsi, limiti acustici, modalità di protezione delle superfici).

m) Regole del contesto urbano (ZTL, carico/scarico, divieti temporanei, silenzio notturno).

n) Indicazioni relative alla gestione rifiuti, differenziazione, eventuali sanzioni.

 Queste informazioni possono stare in un capitolo dedicato del PdP o in un allegato specifico (“Piano smontaggio e ripristino”), ma in ogni caso dovrebbero essere oggetto di approvazione esplicita da parte di cliente e location.

 La riconsegna come collaudo. La riconsegna dello spazio è spesso ridotta a un “va bene così” scambiato in corridoio, ma è un momento che meriterebbe la stessa formalità del primo sopralluogo.

Passaggi utili

• Walk-through finale congiunto
• Giro dell’intero perimetro con il referente della location.
• Verifica di eventuali criticità (danni, sporco, arredi non riposizionati).
• Raccolta di eventuali osservazioni immediate.
• Documentazione
• Foto a supporto, sia in caso di anomalie sia per attestare lo stato di riconsegna.
• Breve nota scritta condivisa (anche in forma di mail riepilogativa) che registri data, orario, persone presenti e punti emersi.
• Chiusura operativa
• Conferma esplicita che lo spazio è stato riconsegnato secondo condizioni contrattuali, o elenco delle difformità riscontrate.

 Questo non elimina il rischio di contenziosi, ma definisce un perimetro più chiaro. In assenza di questa fase, la narrazione degli eventi successivi si basa quasi esclusivamente sul punto di vista della location.

 Cosa inserire in un PdP. In un piano di produzione che ambisce a includere anche il dopo, alcuni elementi possono diventare standard.

• Un capitolo autonomo “Smontaggio e ripristino”, non una riga in coda alla timeline.
• L’identificazione del referente di regia per il dopo e del referente di location dedicato.
• Una timeline sintetica ma specifica degli orari chiave, condivisa con tutti i fornitori.
• Un prospetto delle regole di "venue" e contesto (orari, accessi, limiti acustici, gestione rifiuti).
• L’obbligo di walk-through finale congiunto e breve verbale di riconsegna.

 Sono accorgimenti che non eliminano il rischio, ma spostano lo smontaggio dal campo dell’implicito a quello del dichiarato. Per chi fa regia di eventi, significa considerare lo spazio non solo quando lo si accende, ma anche quando lo si restituisce.