Verbale di Regia 09 - Pre-produzione come governance

l punto in cui la regia smette di inseguire e inizia a decidere

La pre-produzione non è il posto dove dimostriamo di saper fare le cose. È il posto dove decidiamo quanta libertà ci concederemo quando arriveranno fretta, telefonate, richieste laterali e ansia da consegna. Sotto pressione non vincono i più bravi, ma quelli che hanno già deciso prima cosa non si tocca, chi può dire no e con quale soglia.

Per capirci, il margine di regia non è una sensazione. È tempo decisionale, budget che può assorbire una variazione senza degradare il progetto, e autorità. Se una richiesta arriva tardi, quanto ci mettiamo a chiuderla. Se arriva un extra, dove lo mettiamo senza massacrare qualità e coerenza. Se uno stakeholder spinge, chi ha davvero il potere di fermare la deriva. In pre-produzione o fissiamo queste tre cose, o stiamo solo preparando il terreno a una somma di eccezioni.

Prendiamo il concept. Non è che non sappiamo definirlo. La domanda è se lo trattiamo come un criterio di esclusione o come un testo introduttivo buono per una slide. La differenza è brutale. Quando a tre settimane dall’evento "entra qualcosa che non c’entra", abbiamo tre sole categorie. Coerente, entra. Neutro, entra solo se sostituisce qualcosa già previsto. Incoerente, entra solo come eccezione deliberata. Qui sta il punto. L’eccezione deve avere una soglia. Una eccezione incoerente può capitare. Dalla seconda, o si riprogetta il centro oppure si taglia altro. Senza questa regola, il concept non viene violato una volta, viene svuotato a rate.

Sul budget vale lo stesso meccanismo. Il budget non è un foglio, è una dichiarazione di priorità. Se lo trasformiamo in un gioco di incastri per farci stare tutto, stiamo dicendo che niente conta davvero. In pre-produzione dobbiamo decidere come entrano le varianti. Una richiesta extra può entrare solo in tre modi. Taglia qualcosa di equivalente. Ottiene extra budget con approvazione del decisore economico. Consuma un fondo imprevisti dichiarato e protetto entro una soglia. Non è questione di aritmetica, ma la regia non esegue e poi regolarizza. Regolarizza e poi esegue. Quando invertiamo quell’ordine, abbiamo già perso.

Poi c’è la zona grigia di permessi, vincoli e compliance. Qui non serve eroismo, serve verità che circola. Il vincolo scomodo va dichiarato quando è ancora economico parlarne. Non quando è già costoso. Se un vincolo cambia anche di poco, anche solo sugli orari o sui percorsi, non lo lasciamo scivolare. Scatta riallineamento immediato su concept, timeline e logistica. Non per burocrazia, per evitare che la bomba esploda il giorno prima. Questo significa che in pre-produzione esiste una lista vincoli condivisa, venue e contesto urbano. Orari, accessi, limiti acustici, protezioni, ZTL, carico scarico, divieti, gestione rifiuti se contrattuale. Se restano nella testa di uno solo, non sono vincoli. Sono trappole.

La scelta dei fornitori è il punto più sottovalutato. Tutti hanno fornitori bravi a fare. Pochi scelgono fornitori capaci di reggere un "no" insieme a te.

In pre-produzione decidiamo se vogliamo esecutori o partner. Un partner è quello che sotto pressione non ti dice solo "sì capo", ma ti ferma quando una richiesta è incoerente o rischiosa, e lo fa con te davanti alla committenza. È qui che si guadagna margine di regia. In pratica, si verifica con una cosa semplice. Chiediamo un esempio concreto di quando hanno detto no a un cliente e come l’hanno gestito. Chi non sa rispondere, di solito non sa reggere quando serve.

Sulla contrattualistica, stesso discorso. Non ci interessa avere clausole giuste se poi restano decorative. In un verbale serio bastano poche cose, ma devono vivere. Il perimetro delle change request deve essere operativo e attivarsi appena qualcuno chiede una modifica fuori scope. E la responsabilità su danni e ripristino deve essere chiara, perché è lì che si scaricano colpe quando la memoria è confusa e la sala è vuota. Anche qui, il principio è sempre quello. Non si lavora e poi si mette in ordine sulla carta. Si mette in ordine sulla carta e poi si lavora.

Infine, le riunioni. In pre-produzione le riunioni sono il luogo dove la regia perde margine senza accorgersene. Il segnale è sempre uguale. Riunioni in cui nessuno decide niente, e tutti escono con la sensazione che si sia lavorato. Se vogliamo margine, dobbiamo cambiare la definizione di riunione. Una riunione senza decisioni non è allineamento, è anestesia. Ogni incontro deve avere poche decisioni attese, un responsabile della decisione per ogni punto, e una verbalizzazione dei sì e dei no. Se una riunione non produce scelte, la successiva non si convoca. Si manda un memo con due alternative e si chiede una scelta. È brutale, ma è l’unico modo per evitare che la governance diventi un acquario.

In fondo, quando diciamo pre-produzione stiamo parlando del lavoro che rende l’evento uno, anche quando arrivano micro-interessi, pressioni e richieste incoerenti. La regia non si difende con competenze che già abbiamo. Si difende congelando prima tre cose. Centro, soglie, poteri di veto. E chiudendo la pre-produzione con un output unico che resta vero fino alla fine. Una pagina con centro evento, tre priorità non negoziabili, tre esclusioni esplicite, chi può autorizzare un’eccezione e con quale soglia, e il regime con cui entrano le change request. Se quella pagina non esiste, il margine di regia non lo perderemo forse. Lo spenderemo di sicuro, senza nemmeno accorgercene.